仕事の最近のブログ記事

今日は手帳と極小付箋を使って仕事の効率をアップさせる方法をご紹介します。

僕が手帳を使うのは、
　１）タスク管理
　２）スケジュール管理
のためです。

タスク管理については、
　・担当するタスクのリストの管理
　・タスクの優先順位の管理
を行います。

スケジュール管理は、
　・1週間に進めるタスクの管理
　・会議、来客等の予定の管理
を行います。

使っている手帳はフランクリン・プランナーです。（→オンラインショップ）
使い始めた理由は、先輩が使っていて高級そうでかっこよかったからなですが、実際に使ってみると、
　・シンプルな作りが使いやすい
　・見た目も良いので、商談のときにサマになる
　・値段が高く、使わないのはもったいないので使うし大切にする
ので気に入っています。

現在は見開きページで1週間のタスクが管理できるウィークリーリフィルを使っていますが、最初は見開きページが1日分になっているデイリーリフィルを使っていました。デイリーリフィルではその日に行うタスクを一覧で記載でき、タスクごとの優先度を完了をチェックすることができます。

僕もその日のタスクを書き書きして、完了したらチェックしていたのですが、これがなかなか大変でした。なぜなら、その日だけで終わるタスクもありますが、数日間にわたるタスクもあり、その場合は継続のマークを記載して、翌日も同じタスクを書き書きしなければなりません。期間が長いタスクを複数抱えると、毎日同じタスクを書くことになり、これが非常に億劫になりました。

また、タスクを一覧で書いて優先度を添えますが、
　・優先度の高いタスクがどれくらいあるのか一目ではわからない
　・どのタスクから進めるか順番通りに整理したい
という問題もありました。

別の紙に書いて整理して、その後手帳に清書するなんて方法も試しましたが、やはり手間がかかります。簡単に管理できる方法はないものかといろいろ試行錯誤した結果たどり着いたのは、極小付箋でした。

使う付箋はアスクルで販売されているものの中で一番小さいもので、赤、青、緑、黄色が入っているものです。この付箋に手帳に書いていたタスク名を記載し、ペタペタ手帳に貼るだけ。本当に小さいので手帳の狭いスペースにも貼れますし、とても簡単です。

1つコツがあって、タスクの優先度ごとに優先度Aのタスクは赤い付箋に、Bは青、Cは緑、定期業務や会議は黄色と優先度に応じて付箋の色を使い分けています。

この方法であれば、数日間継続するタスクも毎日書き書きしなくても、付箋を剥がして翌日のところに貼るだけですし、リストを整理したいときも剥がして並べ替えれます。
優先度についても、赤が多ければ優先度の高い案件を進められているといことですし、それ以外が多ければ作業的なタスクに追われているということも色を見れば一目瞭然です。



付箋を移動させてしまうので過去の履歴を振り返れないという欠点はありますが、極小付箋を使うようになって3年ほどたちますが、短い時間で簡単に手帳でタスクを管理できるので、仕事にとても役立っていますし、今後もこのやり方を続けていきます。

もし同じような悩みをお持ちの方がおられましたら参考にしてみていただければと思います。